EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 (GDPR) soveltaminen alkaa 25.5.2018. Tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on parantaa EU-kansalaisten henkilötietojen suojaa. Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, ikä, puhelinnumero ja osoite. Henkilörekisterejä taas ovat kaikki listat ja muut materiaalit, joissa tällaisia henkilötietoja esiintyy.
SRL:n jäsenseurat keräävät henkilötietoja jäsenistään ja ylläpitävät jäsenrekisteriä. SRL hallinnoi rekisteriä ja käyttää rekisterin tietoja itsenäisesti. SRL ja sen jäsenseurat ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Koska jäsenseurat vastaavat tietojen keräämisestä, niillä on ilmoitusvelvollisuus omille jäsenilleen. Jäsenrekisterissä tiedot säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on seuran jäsen.
Uuden asetuksen mukaisesti tietojen käsittely tulee rajoittaa ainoastaan niille henkilöille, joilla on siihen perusteltu syy. Henkilötietoja saa siis käsitellä ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka ovat tehneet sopimuksen henkilötietojen käsittelystä ja jonka toimenkuvassa tietojen käsittely on tarpeellista (jäsensihteeri).
Jäsenrekisterin laillinen peruste on yhdistyslain noudattaminen jäsenen nimen ja kotipaikan osalta. SRL:n osalta laillinen peruste on jäsenetuna oleva vakuutusturva, Hippos-lehden lähettäminen, merkkisuoritusten kirjaaminen, toimihenkilöoikeudet ja jäsenten osallistuminen kilpailuihin.
Seura saa kerätä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ja tarpeellisia käsittelytarkoituksen kannalta. Toisin sanoen kaikella kerätyllä tiedolla tulee olla käyttötarkoitus ja tämä tulee kertoa etukäteen julkaistussa tietosuojaselosteessa. Tietosuojaselosteet löydät täältä. Mikäli tiedon kerääminen ei perustu lakiin, sopimukseen, julkiseen etuun tai sääntöihin, tarvitaan henkilöltä suostumus tietojen keräämiseksi. Suostumus tulee aina pyytää kirjallisesti.
Henkilötietojen osalta rekisteröidylle jäsenelle tulee ilmoittaa, mitä tietoja kerätään, mihin käyttötarkoitukseen tietoja kerätään, mihin tietoja luovutetaan ja kauanko tietoja säilytetään. Rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus vaatia tietojaan korjattavaksi, mikäli niissä on virhe.
Koska sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron keräämiseen vaaditaan henkilökohtainen suostumus, poistaa Rovaniemen Urheiluratsastajat 25.5.2018 mennessä kerätyt sähköpostiosoitteet/puhelinnumerot rekisteristä. Jos haluat antaa ko. tiedot seuran käyttöön, voit ilmoittaa siitä jäsensihteerille sähköpostilla jasensihteeri.rour@gmail.com Näitä tietoja käytetään vain jäsenen ja seuran väliseen yhteydenpitoon eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille.
Tietosuoja kilpailuissa
Kilpailujärjestäjä kerää Kipan kautta jokaista kilpailua varten osallistujarekisterin, johon tulee nimi, seura ja jäsennumero. Näiden tietojen käsittelyn laillinen peruste on sopimus (osallistuminen kilpailuun). Kilpailutulokset ja rankingpisteet ovat julkisia ja voidaan julkaista mediassa. SRL vastaa osallistujarekisteristä, kun ilmoittautumiset tehdään Kipan kautta. Muiden kilpailuiden osalta Rovaniemen Urheiluratsastajissa henkilötietojen käsittelystä vastaa kilpailuiden johtaja. Osallistujarekisterit ja ranking- ja valiomerkkipisteet säilytetään ikuisesti, koska kyseessä on kilpailuhistorian dokumentoinnista.
Lisätietoja asetuksen soveltamisesta löydät SRL:n sivuilta.